E-mail этикет

Электронная переписка является неотъемлемой частью современных коммуникаций. И правила приличия пользования почтой не ограничиваются исключением кнопки Caps Lock при создании письма. Поэтому предлагаю вашему вниманию небольшой список советов по соблюдению e-mail этикета.

Содержание



Настройте подпись для мобильных девайсов

Установите подпись для аккаунтов электронной почты, которыми вы пользуетесь с мобильных девайсов. Эта подпись должна информировать людей о том, что вы пишите с мобильного.

Это отличный способ извиниться за краткость ответа, грамматические ошибки и возможные опечатки без упоминания об этом в теле письма.

Например: Пишу с iPhone, прошу прощения за неуклюжесть моих пальцев

Используйте условные сокращения

Благодаря этому вы сможете ускорить процесс общения по электронной почте.

Используя эти сокращения в теме письма, вы поможете получателю моментально определить, какое из писем требует совершения какого-то действия, какое сообщение является просто информационным, и какое из мейлов потребует время для того, чтобы его прочитать полностью.

Примеры сокращений:

  • EOM (end of message) — можно использовать в том случае, если все ваше сообщение написано в самой теме письма. Поставив в конце EOM, вы тем самым дадите подсказку получателю, что открывать само письмо нет необходимости.
  • RR (response required) — так можно помечать письма, требующие ответа.
  • NNTR (no need to respond) — это сокращение можно использовать, чтобы дать знак, что это письмо является информационным и не требует ответа.

А какими сокращениями пользуетесь вы?

Пусть ваша подпись будет простой

Не будьте слишком изобретательны при форматировании своей подписи.

Сложное форматирование, логотипы и графические элементы часто теряются при отправке, в результате чего получатели начинают раздражаться из-за вложения или сообщения «изображение не отображается».

Ваша подпись должна быть выровнена по левому краю, состоять из одного лишь текста: аккуратно и просто.

Краткость — сестра таланта

Пытайтесь сделать свое письмо коротким настолько, насколько это возможно.

Не нужно писать эссе в надежде, что получатель оценит ваше умение полно и красиво излагать свои мысли, если вы можете объяснить суть сообщения несколькими вежливыми фразами. И не ставьте знак равенства между краткостью и грубостью. Цените свое время и время вашего оппонента.

Не отправляйте громадные приложения к письму

Неожиданно большие приложения могут засорить почтовый ящик, сделать так, что у получателя зависнет мобильный девайс, ну и может оказаться причиной раздражительного настроения вашего оппонента.

Для отправки тяжеловесных документов используйте проверенные сервисы-файлообменники и просто кидайте ссылку на скачивание этих материалов.

Создайте автоматизированные сообщения на случай вашего длительного отсутствия на работе

Если выбудете отсутствовать на рабочем месте пару-тройку дней, то создайте короткий автоматизированный ответ тем, кто вам пишет, сообщив о том, когда вы сможете приступить к своим обязанностям. По возможности, пусть это сообщение умещается в теме самого письма.

Если же вы отлучились надолго, например, уехали, в отпуск, то включите в ваш ответ краткую инструкцию о том, как следует действовать написавшим вам людям: позвонить по офисному телефону и спросить заменяющее вас лицо и т.д.

Используйте верный инструмент для коммуникации

Подумайте, а стоит ли вообще использовать в том или ином случае электронную почту, если вы планируете длительную переписку короткими сообщениями? Вы можете увязнуть в потоке этих писем.

Рассмотрите другие альтернативы: телефонный разговор, сервисы моментальных сообщений, скайп или личную встречу.


Похожие материалы:

Оставить комментарий